A fase de encerramento começa com ênfase em compreender e documentar as lições aprendidas em todo o projeto. Na Gestão Ágil, isso é chamado de retrospectiva. Pode-se convidar mais partes interessadas para a retrospectiva, pois agora busca-se uma visão holística do projeto. Concluída a retrospectiva, pode-se iniciar o fechamento do projeto.
O projeto chegou a esse ponto em uma das condições a seguir:
>Todas as funcionalidades desejadas foram implementadas. Ótimo!
>Ou o tempo acabou, com base no cronograma inicial aprovado, ou a verba acabou, com base no orçamento inicial. Caso o tempo ou a verba tenha esgotado, há mais algumas coisas a considerar ao fechar o projeto.
Você e a empresa devem rever a lista de pendências e definir a importância das funcionalidades restantes. Também precisam descobrir se há novas funcionalidades que gostariam de ter implementado.
Se houver funcionalidades importantes na lista ou novas funcionalidades previstas, pode ser estudado um novo projeto. Se a lista de pendências contiver funcionalidades de menor prioridade, é provável que não se inicie um novo projeto. Nessa situação, a lista de pendências pode ser transferida para alguém que consiga implementar essas alterações gradualmente, em vez de começar um projeto.
Outra abordagem possível para a empresa é esperar para ver. Se a lista de pendências for importante, mas não houver muitas funcionalidades novas no momento, a empresa pode esperar até que surjam novas funcionalidades e um novo projeto seja autorizado. Ainda assim, é muito importante que a lista de pendências seja devolvida à empresa e mantida até que haja futuras decisões.
Nas fases de adaptação e encerramento, discutimos os elementos administrativos necessários para fechar o projeto. Agora vamos destacar o lado humano. É fundamental um evento em equipe, mesmo que o projeto não tenha obtido o sucesso esperado. Os eventos em equipe ao final de um projeto fazem um fechamento para os membros da equipe principal e indicam que o projeto acabou. É uma ótima oportunidade de relembrar por que o projeto foi lançado e reconhecer as conquistas.
Se a Gestão Ágil for novidade na organização, é essencial discutir os benefícios do que funcionou bem para a equipe e os pontos de impasse a serem resolvidos nos projetos futuros. O pessoal deve ser remanejado para outros projetos ou retomar as funções normais na empresa.
Como gerente de projeto, é importante trabalhar com os membros da equipe principal e seus gerentes para garantir que todos entendam quando a participação nas atividades do projeto não é mais necessária e qual será a próxima tarefa.
Do ponto de vista emocional, a transição para outras atividades pode ser um momento delicado, então os membros podem estar mais distraídos do que o de costume. Nos projetos ágeis, o encerramento pode ser mais fácil, pois foram feitas retrospectivas no fim de cada iteração.
Pode-se enfatizar a eficácia geral do projeto ou todos os detalhes que ocorreram desde o início e fazer uma reflexão sobre os progressos realizados, individuais e para empresa.
Na próxima postagem, falaremos sobre identificação de indícios de problemas. Até lá!
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