GESTÃO ÁGIL DE PROJETOS - ACOMPANHAMENTO DAS LIÇÕES APRENDIDAS NAS ITERAÇÕES

 

Uma das grandes vantagens da Gestão Ágil de Projetos é a oportunidade de receber feedback constante e fazer alterações com base nas lições aprendidas. O importante é fazer as perguntas certas e, usando as ferramentas de controle de projetos, garantir que o projeto seja analisado criticamente. 

Na fase de adaptação e encerramento, vamos discutir o que deve ocorrer na fase de adaptação. Começaremos com técnicas para obtenção de feedback confiável. A primeira grande "sacada" é não esperar até a fase de adaptação para obter feedback. 

Na sala da equipe, prepare um local onde os membros possam anotar as lições aprendidas a qualquer momento. As informações devem ser completas, para que se saiba o contexto. Não é preciso saber resolver o problema. Apenas registre o feedback por escrito. Seguem alguns exemplos. 

• A conclusão das funcionalidades está demorando mais do que o planejado. 

• As reuniões diárias em pé estão durando mais de 15 minutos. 

• Como sempre surgem novas funcionalidades, sinto que não estou chegando a lugar algum. 

Assim, na sessão de lições aprendidas ao final da iteração, haverá bastante material para discutir. 

Normalmente, a lista de itens da iteração desperta outras ideias de lições aprendidas nos participantes. Uma vez identificadas todas as lições aprendidas, priorize-as conforme o impacto que causam no projeto e então defina como abordá-las. Concentre-se nos itens de maior prioridade. Segue uma técnica simples para definir as prioridades: 

Suponha que haja 30 itens para priorizar. Dê a cada participante da sessão 10 votos e peça-lhes que votem nos itens mais importantes para o projeto. Os votos podem ser distribuídos entre vários itens ou usados todos em um só. Os itens de maior prioridade serão os mais votados. Definidas as prioridades na lista de itens a corrigir, deve-se identificar a causa principal do problema e como fazer as correções. Às vezes, a solução é óbvia. Outras vezes, pode ser bem difícil decidir a melhor forma de resolver o problema. Use suas competências de mediação para garantir que todos sejam ouvidos e extrair boas ideias da equipe. É melhor permitir que as ideias fluam, incentivando a criatividade. 

Às vezes, ideias malucas se transformam em ótimas soluções. Se possível, peça que alguém de fora da equipe atue como mediador na sessão. Assim, você pode participar como membro da equipe. Se quiser determinar o nível de entusiasmo com uma solução ao abordar as lições aprendidas, recomendo a seguinte técnica, chamada de Fist of Five. Cada pessoa vota usando os dedos: 

“Cinco” indica que adorou a solução. 

“Quatro” significa que está satisfeita. 

“Três” significa que considera aceitável. 

“Dois” indica que tem ressalvas. 

E “um” indica sérias preocupações. 

Pode-se, então, abordar quem votou em “um” e “dois” para definir suas preocupações e modificar a solução até que todos votem em “três”, “quatro” ou “cinco”. Seja qual for a decisão, qualquer alteração no projeto deve ser comunicada à equipe e às partes interessadas, para que os novos rumos sejam compreendidos.

Na próxima postagem, falaremos sobre adequação às mudanças nas prioridades de negócios. Até lá!