O relatório A3 foi idealizado pela Toyota Corporation e é amplamente utilizado na indústria para analisar e solucionar problemas, tendo esse nome por ter sido desenvolvido em papel tamanho A3. Este método descreve os problemas no relatório em detalhes com base na análise e soluções dos mesmos, fazendo sua organização de cima para baixo e da esquerda para a direita.
O desenvolvimento deste método é baseado no já bem conhecido Ciclo PDCA (planejar, executar, verificar e agir), que considera o diálogo entre o mentor e seus subordinados, a base para a resolução de qualquer problema com sucesso. O modelo determina que por meio do diálogo é possível encontrar a verdadeira causa raiz do problema e assim resolvê-lo em definitivo.
Essa ferramenta é de grande utilidade para a organização, pois registra o resultado final da resolução do problema de forma concisa e, portanto, incorpora um método de resolução de problemas que começa com um entendimento profundo de como o trabalho é realmente executado.
As etapas do A3:
1) Definição do Tema: Ao decidir usar esta ferramenta, é importante primeiro definir quais os problemas serão abordados no relatório A3. Neste momento, você vai tornar claro o problema. É preferível priorizar os problemas reincidentes e aqueles que causam mais transtornos internos.
2) Histórico: O próximo passo é decompor o problema, recuperar o histórico de registro do problema abordado, levando em conta, por exemplo, a quanto tempo ocorre, a frequência e extensão dos danos causados.
3) Condição Atual: Neste momento você vai "definir um alvo". Verifique atentamente qual é a situação atual do problema mencionado acima, levando em conta todas as variantes que permeiam sua condição do momento, fazendo a ilustração preferencialmente por meio de gráficos.
4) Análise das Causas Raiz: Nesta etapa, é necessário fazer uma investigação sobre as razões pelas quais o problema ocorreu. O Relatório A3 parte do princípio básico de que a solução de problemas está diretamente relacionada à sua causa raiz. Dessa forma, identificar a verdadeira causa é o grande desafio para garantir uma solução eficaz e definitiva, já que, até que a causa raiz seja encontrada, há um aumento na probabilidade de ocorrência de retrabalhos e desperdícios, com consequentes prejuízos ao processo.
5) Objetivos: Neste momento você vai desenvolver as contra medidas, ou seja, estabelecer o plano de ação. É muito importante definir quais os objetivos devem ser atingidos. Esses objetivos necessitam ser definidos de forma clara e direta.
6) Plano de Ação: Após a conclusão das etapas anteriores, deve-se dar segmento, executar o plano de ação (ver, por em prática as contra medidas), plano de ação esse que, além de promover a contenção imediata do problema, deve também evitar uma possível recorrência futura.
7) Acompanhamento e confirmação do efeito: Finalmente, é necessário monitorar os efeitos causados pelas ações tomadas anteriormente, para garantir sua eficácia para resolver o problema. O acompanhamento normalmente ocorre ao longo de três meses, para confirmar que a execução do plano de ação foi suficiente ou se outro método deverá ser aplicado para resolver o problema. Nesta etapa, além de se acompanhar o resultado e os respectivos processos, em caso positivo, deve-se padronizar o sucesso obtido.
Em resumo, o relatório A3 é uma ferramenta que, caso seja bem executada, tende a trazer ótimos resultados em ações voltadas para soluções de problemas.
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