quinta-feira, 8 de abril de 2021

GESTÃO ÁGIL DE PROJETOS - PLANEJAMENTO E CONDUÇÃO DE REUNIÕES EM PÉ



As reuniões diárias em pé são a força motriz de um projeto ágil. Elas são vitais para o sucesso do projeto, pois são compartilhadas informações críticas visando à eliminação de empecilhos. 

As reuniões devem ser de aproximadamente 15 minutos, rápidas e objetivas. Com os participantes em pé, a reunião tende a ser curta, animada e participativa. Todos da equipe técnica e comercial devem participar, além do gerente de projeto, também chamado de Scrum Master. 

Idealmente, o gerente de projeto não conduz a reunião. Cada membro da equipe traz informações atualizadas. É importante que a equipe relate o andamento em uma sequência diferente a cada dia. Essa rotatividade acrescenta energia às reuniões. Também vale indicar alguém para controlar o tempo, mantendo o grupo focado. Talvez isso seja necessário somente até que o grupo esteja condicionado ao formato da reunião. De 30 a 60 segundos por pessoa devem ser suficientes. Deve-se revezar quem controla o tempo a cada iteração. 

Provavelmente o hábito mais difícil de deixar é o de resolver problemas durante a reunião. Enfrente os problemas depois da reunião, garantindo que somente o pessoal necessário participe da discussão. Faça a reunião sempre no mesmo horário. A consistência é muito importante. 

Devem-se observar alguns aspectos nas reuniões diárias, tais como: 

A equipe está cooperando ou o ambiente fica tenso? 

Estão surgindo riscos que possam afetar as iterações futuras? 

Existe algum problema comum que você possa ajudar a resolver? Após a reunião, é claro. 

A lista de problemas está aumentando? 

Caso a Gestão Ágil seja um conceito novo para a equipe, há algum membro tendo dificuldades? 

Está claro que as reuniões em pé podem trazer muitas informações preciosas. Fique atento e aja conforme necessário. Uma boa sugestão é sempre terminar a reunião com uma mensagem positiva. Faça a equipe compartilhar alguma vitória desde a última reunião. Por exemplo: 

A empresa realmente gostou do que viu na análise do produto? 

Alguém da equipe técnica solucionou um problema difícil e sente orgulho disso? 

Compartilhar as vitórias mostra à equipe o progresso realizado e mantém uma dinâmica favorável. Se a equipe for pequena, trabalhar no mesmo local e estiver cooperando intensamente a cada dia, as reuniões diárias podem parecer menos valiosas, pois todos já sabem o que está acontecendo. Nesse caso, a reunião pode ser feita com menos frequência, duas ou três vezes por semana, para garantir o andamento e verificar o ritmo da equipe. Semanalmente, podem-se convidar outras partes interessadas para a reunião. 

Pode ser proveitoso que gerentes de negócios, gerentes de tecnologia e usuários do produto que não façam parte da equipe principal saibam do andamento do projeto, por exemplo. Quanto maior o envolvimento, melhor. 

Permita uma sessão de perguntas de cinco minutos ao final da reunião para os participantes adicionais. Uma reunião de 15 minutos pode ser incrivelmente importante e proveitosa. Concentre-se em tornar suas reuniões em pé focadas e proveitosas.

Viram como são importantes as reuniões em pé?

Em nossa próxima postagem, falaremos sobre controle e adequação do planejamento. Até lá!

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