O SGI E A GESTÃO POR PROCESSOS

Meus amigos, é sabido que, há muito, muito tempo, nós profissionais das áreas de SGI (Sistema de Gestão Integrada), temos muitas dificuldades em conduzir nossas atividades nos diversos departamentos das organizações.

O que se vê na maioria dos casos, infelizmente, é o departamento de SGI, ou de Qualidade, ficando como diretamente responsável em garantir a execução de todos os requisitos exigidos, em todas as áreas da empresa. Isso não é nada além de “pseudo gestão para auditor ver”. É aquela situação em que nada acontece até que se marca uma auditoria do sistema. Aí temos uma terrível correria para por tudo em ordem, onde o mais sacrificado é o time do SGI.

Quando implementamos um sistema de gestão, seja ele qual for, a ideia é que toda a organização tenha esse sistema funcionando, sendo cada departamento responsável por garantir que a parte pertinente a sua atividade funcione perfeitamente. Isso gera interação entre os departamentos, fazendo com que cada um perceba o impacto de suas atividades sobre todo o processo implementado. Essa postura é essencial para o sucesso absoluto de qualquer implementação, e é a base para a Gestão por Processos.

Segundo o renomado especialista Gart Capote, o conceito de gestão por processos poderia ser assim definido:

“O Gerenciamento de Processos de Negócios é uma abordagem disciplinar para identificar, desenhar, executar, documentar, medir, monitorar, controlar e melhorar processos de negócio, automatizados ou não, para alcançar resultados consistentes e alinhados com os objetivos estratégicos da organização.”

Na visão de outro autor muito respeitado, Roger Tregear, a gestão por processos é um conceito que pode ser assim entendido:

“Os processos de negócios são os canais através dos quais as organizações entregam valor aos clientes externos, para si próprias, e outras partes interessadas. Não há outra maneira de entregar tal valor. Áreas funcionais por si só não são capazes de entregar valor. Portanto, cada organização executa sua intenção estratégica através dos seus processos de negócio.”

Quando tratamos de um SGI, por exemplo, composto por Qualidade, Meio Ambiente e Segurança do Trabalho, não pode ser diferente. Essas políticas só tendem a funcionar de forma plena, se cada departamento cumprir sua parte gerenciando esses aspectos em suas atividades.

O papel dos departamentos que compõem o SGI, na verdade, é o mesmo de um “consultor interno”. Isso mesmo! Um “consultor interno”! Os RD’s (Representantes da Direção de cada norma), ou os responsáveis diretos pela implementação de cada sistema, devem ter sua atuação focada nos seguintes aspectos:

1) Treinar todos os departamentos;
2 ) Criar e gerenciar procedimentos;
3) Conduzir auditorias;
4) Orientar durante o andamento dos processos;
5) Fazer atividades junto com os departamentos no início;
6) Monitorar o sistema após a implementação.

Importante frisar que, de forma alguma, estamos buscando isentar a responsabilidade dos RD’s no processo de implementação, muito pelo contrário. Para que se tenha um resultado positivo, o processo deve ser conduzido por todos com foco total na consolidação de cada requisito em toda a organização.

Uma vez implementado o SGI, a responsabilidade por sua manutenção é de cada departamento. Obviamente, o Gestor de SGI tem grande responsabilidade nesse aspecto, porém não realizando todas as atividades, mas sim atuando junto aos departamentos, de forma proativa e disponível para dirimir qualquer dúvida.

Implementar um sistema, onde só o departamento de origem fica com o ônus da garantia de seu funcionamento, é um grande fracasso, pois rema exatamente no sentido contrário a expectativa de resultados de um projeto de implementação. Projetos implementados dessa forma, geram retrabalhos, oneram custos, causam transtornos internos diversos, pois não refletem a realidade de uma implementação plena, que é a busca por melhorias, visão de cadeia de valor, monitoramento de tarefas e processos em tempo real,  gestão proativa das tarefas, melhor uso dos recursos humanos, expressiva redução de custos, fora outros tantos resultados de alto valor agregado.

Se você quer implementar um Sistema de Gestão em sua organização, pense nisso. Elabore e conduza um projeto que prime pela Gestão por Processos. Do contrário, como dissemos acima, você apenas montará um cenário recheado de retrabalhos e para “auditor ver”.