GESTÃO ÁGIL DE PROJETOS - FASE DE ADAPTAÇÃO E ENCERRAMENTO

 

A fase de adaptação ocorre ao final de cada iteração, logo após a exploração. Em cada fase de adaptação, a equipe analisa o que foi entregue, comparado ao planejado para a iteração, discute o que está funcionando bem ou não e aprova alterações. Também é aconselhável revisar as lições aprendidas nas fases de adaptação anteriores em busca de tendências. É o momento de revisar o produto com o cliente e confirmar se as funcionalidades estão funcionando conforme o esperado. É importante nesse momento determine se houve alterações no negócio que reduzem ou alteram a eficácia das funcionalidades e se elas estão gerando os benefícios comerciais esperados. 

É essencial que haja uma discussão aberta das lições aprendidas em cada fase de adaptação. Todas as opiniões são valiosas e devem ser examinadas. Cabe nesse momento um brainstorming para resolver problemas ou eliminar possíveis obstáculos. Essas discussões na fase de adaptação costumam resultar em uma série de ajustes, incluindo: acréscimo ou exclusão de funcionalidades; 

• adequação das estimativas para as funcionalidades ou redefinição das prioridades na lista de pendências; 
• modificação da pauta das reuniões diárias em pé para maximizar a eficácia; 
• troca de membros da equipe conforme a necessidade, disponibilidade e eficácia da equipe formada; 
• atualização do registro de riscos; modificação ou exclusão de processos ineficazes; 
• acréscimo de processos essenciais ao andamento do projeto. 

É importante avisar todas as partes interessadas sobre as alterações a serem feitas nas futuras iterações e as respectivas justificativas. 

Se a equipe vem trabalhando intensamente, é a oportunidade perfeita para comemorar o sucesso das iterações anteriores e reconhecer conquistas. Alguns integrantes podem precisar de um descanso mental antes da próxima iteração. O gerente de projeto deve garantir que a equipe esteja pronta e motivada para a iteração seguinte. Em projetos maiores, às vezes pode-se dar uma folga de uma iteração completa aos integrantes, para que concluam outras atividades ou tirem férias. Assim, eles voltarão revitalizados. Caso não seja o fim do projeto, concluída a fase de adaptação, passa-se para a fase de especulação da iteração seguinte. Importante frisar: ao fim do orçamento ou prazo originalmente estipulado, é hora de terminar o projeto e seguir para o encerramento. Caso seja a última iteração, o projeto está pronto para ser concluído. 

Começa agora a fase de encerramento. As atividades administrativas nessa fase incluem: 

• garantir que os faturamentos e pagamentos tenham sido realizados; 
• harmonizar as finanças do projeto; 
• trabalhar com gerentes e membros da equipe para redistribuir o pessoal para outros projetos ou atividades; 
• comunicar os resultados gerais do projeto à equipe e outras partes interessadas importantes — hora de se promover; 
• garantir que os benefícios comerciais continuem sendo monitorados e alcançados. É importante transferir esse monitoramento ao cliente. 

Por último, se a Gestão Ágil de Projetos for uma novidade na empresa, vale a pena recapitular as lições aprendidas e porque o procedimento funcionou. É prudente evitar a tentação de ignorar ou abreviar as atividades da fase de encerramento. O encerramento do projeto é importante para garantir que ele não se prolongue sem necessidade, além de dar a todos a oportunidade de valorizar os resultados alcançados.

Na próxima postagem, falaremos sobre como selecionar um projeto ágil. Até lá! 

RELAÇÃO ENTRE OPORTUNIDADES E EXPERIÊNCIA - UMA REFLEXÃO VITAL PARA OS NOVOS TEMPOS

Essa frase de Dale Carneggie resume a mensagem que quero transmitir com essa postagem, pois segundo meu ponto de vista, a liderança é o que realmente faz a diferença.

Há uma discussão tomando forma gradativamente no Linkedin, no que tange a dar ou não oportunidades a quem não tem experiência. Primeiro de tudo, é preciso se definir o que é “não ter experiência”. Seria ser muito jovem, principiante, aprendiz, em início de carreira, ou então um sênior, com anos, até décadas de atuação no mercado, que sempre se mantém atualizado, porém buscando oportunidade em uma nova área ou novo segmento? 

Avaliando pelo aspecto da juventude, seguindo a lógica de meus 48 anos e por conta de algumas barreiras extremamente preconceituosas já enfrentadas em função da idade, mesmo sendo um profissional que estuda e aprende coisas novas todos os dias, eu poderia abraçar essa causa de corpo e alma, fazendo campanha pelos sêniors sempre a frente de tudo! Por outro lado, se a questão for por experiência em determinado segmento ou área de atuação, talvez devesse ser um crítico voraz dessa filosofia, já que acredito piamente na capacidade de “abrir a caixa de ferramentas” da vivência adquirida, independente de onde, como e quando, e fazê-la atuar em qualquer situação, obviamente que respeitando raras exceções, principalmente quando há aspectos legais envolvidos.

Na verdade, eu acredito mesmo é no equilíbrio. Um bom time é montado com a “vitalidade” dos jovens e a “cadência” dos experientes. Veja no futebol... Um time só de jovens, peca pela falta de malícia e afobação e, acaba não conquistando nada. Já um time só de veteranos, dificilmente segue adiante em uma competição, porque fatalmente “perderá seu gás” ainda na metade do primeiro tempo de cada jogo. Agora, junte os dois casos em um time bem escalado e, PINTOU O CAMPEÃO! E vejam que nem citei os “coringas” (multiskills), que são aqueles jogadores que atuam em vários setores do campo, mantendo seus altos níveis de atuação.

Em resumo, meus amigos, há espaço pra todos, desde que as lideranças, os responsáveis por construir equipes, saibam avaliar e equacionar as necessidades, sem pender para tópicos que nada tem a ver com aspectos profissionais.

O mercado já nos deu provas irrefutáveis que jovens podem assumir responsabilidades e gerar resultados incríveis. Que sêniors de determinada área ou segmento podem “mudar de ares”, independente da idade e alcançar metas melhores que em suas expertises. Isso fora os híbridos, multidisciplinares ou multiskills, como queiram chamar, que são os grandes diferenciais do mercado moderno, os potenciais CEOs, aqueles que sim, fazem e farão mais ainda a diferença, pelo menos assim é nos mercados de trabalho mais inteligentes. Se nosso mercado de trabalho “tupiniquim” quiser finalmente evoluir e virar “gente grande”, é simples: JUNTE TODOS E TEREMOS UMA SELEÇÃO CAMPEÃ DE TUDO! O único problema que vejo é que dá trabalho fazer isso. Mas dá mesmo, oras! Afinal, como se diz por aí, o único lugar onde o sucesso vem antes do trabalho é no dicionário. Assim sendo, que tal “arregaçar as mangas” e fazer a coisa certa? “Se não sabe brincar, é melhor nem descer para o playground”!

GESTÃO ÁGIL DE PROJETOS - FASE EXPLORAÇÃO

Continuando em nossa jornada pelo ciclo de vida ágil, vamos falar hoje sobre a Fase de Exploração.

Podemos dizer que essa é a fase mais esperada: desenvolver o produto. Na Gestão Ágil, não demora muito a se chegar à fase de exploração. O essencial nessa etapa é a colaboração entre as equipes comercial e técnica. As reuniões diárias em pé, que ocorrem em todas as fases, têm papel mais importante na fase de exploração. 

As reuniões em pé funcionam normalmente da seguinte forma: 

• A duração deve ser de 15 minutos, no máximo 30. Cada membro da equipe informa o que realizou no dia anterior, o que planeja realizar no dia e no que precisa de ajuda para seguir adiante. 
• A reunião em pé não é para resolver problemas. Se forem identificados problemas, devem ser anotados, resolvidos após a reunião e relatados ao grupo no dia seguinte. Nada a documentar além de questões que possam ser registradas como lições aprendidas. 
• O gerente de projeto nessas reuniões faz o papel de observador, permitindo que a equipe assuma a liderança. 
• O gerente de projeto fica atento a problemas que não estão sendo resolvidos e remove empecilhos para a equipe. Além disso, garante que os riscos estejam diminuindo e, após as reuniões, comunica o andamento às principais partes interessadas.

Na condição de gerente de projetos, ouça com atenção durante as reuniões em pé. Seu trabalho na fase de exploração é cuidar da produtividade dos membros da equipe, permitindo que continuem trabalhando no desenvolvimento, e lidar com os transtornos que possam atrasá-los. As reuniões em pé ajudam a entender como fazer isso, dando uma visão do que a equipe enfrenta no dia a dia. Fornecem também a base para manter o controle do projeto. 

O mecanismo de controle é monitorar o andamento das funcionalidades planejadas para a iteração. As funcionalidades concluídas são anotadas nas reuniões e também em um quadro de funcionalidades na sala da equipe, para que eles possam ver o progresso alcançado. Se as funcionalidades estiverem atrasadas, descubra o porquê. 

Faça ajustes o quanto antes e anote as lições aprendidas. Assim como em projetos não ágeis, é necessário manter um registro de problemas. O importante é que eles sejam resolvidos em tempo hábil. O registro de problemas permite definir se o número de pendências está aumentando, o que poderia indicar algo errado e sinalizar a necessidade de mudanças. 

Às vezes as equipes ficam tão concentradas no desenvolvimento que perdem a noção do tempo. É fundamental controlar o tempo e o cronograma da iteração. Encerre cada fase de exploração quando as funcionalidades previstas para a iteração estiverem concluídas ou quando o tempo destinado a essa fase se esgotar. É fundamental encerrar a fase nessas condições. Se o plano era ficar na fase de exploração por sete semanas e as funcionalidades não foram concluídas, pare a fase conforme o cronograma e siga para a fase de adaptação, registrando e aplicando as lições aprendidas. Confira se todos na equipe entenderam as lições aprendidas e defina ou adeque as expectativas com as partes interessadas. Esse é o objetivo da fase seguinte, adaptação, que veremos na próxima postagem.

Até lá!