PILARES PARA UMA ORGANIZAÇÃO SÓLIDA - PLANEJAMENTO

Olá, meus caros amigos!

Sabe quando você termina um dia exaustivo de trabalho, onde focou em deixar toda sua rotina atualizada, antecipando até algumas atividades, para no dia seguinte poder chegar e dedicar boa parte do tempo aquelas melhorias que você idealizou? Você vai para casa exausto, porém com uma sensação de "dever cumprido", motivado, até ansioso para o próximo dia, certo? Mas, ao chegar no trabalho no dia seguinte, se depara com tantos outros problemas de última hora, rotinas que falharam, solicitações emergenciais, acontecimentos e problemas inesperados, que mesmo sendo oriundos de outros departamentos, impactam diretamente em suas atividades, fazendo com que você tenha que dedicar horas e até dias para ajudar a resolver. Se você vivenciou ou vivencia essa triste realidade com frequência, sinto dizer, mas a organização em que trabalha possui um problema muito sério em relação a PLANEJAMENTO!

Na verdade, no exemplo que citei acima, creio que nem exista PLANEJAMENTO e nem seja uma organização, mas sim uma DESORGANIZAÇÃO!

Dessa forma, daremos início a série de artigos sobre os PILARES PARA UMA ORGANIZAÇÃO SÓLIDA, tendo o PLANEJAMENTO como tema.

Bom, para começarmos a entender melhor a ideia que queremos transmitir, vamos analisar o significado de PLANEJAMENTO.

Planejar é a maneira de se formular sistematicamente os objetivos e ações alternativas, dentre as quais, no final, a melhor ação será escolhida. Pode ser também referente ao impacto futuro de decisões tomadas no presente, já que trata-se de um processo de decisões recíprocas e independentes, cujo foco é alcançar objetivos estabelecidos previamente. É projetar um conjunto de ações visando alcançar um resultado definido de forma clara, tendo plena certeza das circunstâncias em que se darão as ações e quase que absoluto controle dos fatores envolvidos na garantia do sucesso e alcance dos resultados. 

Assim sendo, podemos entender que, para termos um mínimo de organização, precisamos definir resultados ou metas, determinar ações, reservar recursos, visar alvos definidos, buscar oportunidades, gerir ocorrências e monitorar todos os indicadores críticos. Logo, com esses itens em pleno funcionamento, temos como afirmar que uma organização possui PLANEJAMENTO.

Diante do exposto até aqui, para termos uma organização saudável, é vital a existência de uma infraestrutura adequada, capital humano qualificado, recursos e insumos disponíveis, tudo isso de modo a sustentar uma rotina operacional e administrativa, para que não sofram alterações inesperadas constantes, além de proporcionar condições para busca de melhoria contínua nos processos.

Outro ponto vital para garantir a solidez do PLANEJAMENTO de uma organização saudável, é a imprescindível existência dos famosos planos a, b, c, d, e, etc. Não é opcional. É mandatório! Muitos dizem que torna o processo mais caro, tornando a organização insustentável. Mas o que é caro? Em minha concepção, fica mais caro você ter retrabalhos, fica mais caro pagar serviços de última hora e o pior, deixar de atender o cliente não tem preço! Isso vale o nome da empresa no mercado!

Pessoal, o bom planejamento é aquele que é bem feito, focando em todas as possibilidades. Abrange manutenção, fornecedores, empregados, equipamentos, logística, enfim, todas as etapas do processo.

A manutenção tem que ser bem planejada para evitar quebra de equipamentos, veículos, máquinas e tudo o mais que possa atrapalhar qualquer processo. Se tivermos alguma quebra, é necessário que haja uma peça, máquina ou equipamento para reposição imediata. Se não houver nada em estoque, é necessário um fornecedor com pronta entrega. Porém em ambos os casos, provavelmente haverá um cliente esperando o produto. Logo, também há de existir uma alternativa para não atrasar a produção, seja substituindo o equipamento danificado até sua completa recuperação ou qualquer outro plano. Mas tem que existir!

Quando se trata de fornecedores, quem tem um só, não tem nenhum! Não importa se é porque tem as melhores condições de preço. Se ele falhar, tudo o que a organização economizou vai por água abaixo! Cabe ao departamento de suprimentos negociar com diversos fornecedores. Apesar de existirem algumas empresas que fazem uso de fornecedores específicos, estabelecendo multas milionárias em caso de não atendimento, volto aqui a falar em relação ao nome da Cia. Por maior que seja a multa, nada paga o comprometimento de nome da mesma, quando há um cliente insatisfeito. A não ser que a multa seja para cobrir algum custo extra, desembolsado para garantir o atendimento.

Até na prospecção de clientes, onde são definidos contratos de atendimento e abastecimento, há de se focar no planejamento. Os responsáveis (normalmente o departamento comercial e gerentes de conta), devem ter pleno conhecimento da capacidade de produção e de serviços da empresa em que trabalham. Devem estar plenamente informados sobre qualquer espécie de projeto (caso exista) e de todas as demais rotinas, processos, em seus mínimos detalhes, até para avaliação se haverá necessidade de mudanças (NOVO PLANEJAMENTO), de modo que tudo o que for oferecido ao cliente, possa ser cumprido na íntegra, sem transtornos para a organização e muito menos para o cliente.

Em resumo, pessoal, um PLANEJAMENTO de verdade deve ser embasado nos seguintes pontos:

O que fazer? Qual alternativa se não der pra fazer?

Como Fazer? Qual alternativa se não der pra fazer de determinada forma?

Quando fazer? Qual alternativa se não der para atender a data prevista?

Quanto fazer? Qual alternativa se não der para atingir o volume estimado?

Onde Fazer? Qual alternativa se o local ou recurso não estiver disponível?

Quem vai fazer? Qual a alternativa se o responsável não estiver disponível?

Quanto custa? Qual alternativa se não houver recurso ($) disponível?

Quais os planos alternativos, além de todos os que citamos acima?

Reforçando: IMPRESCINDÍVEL A EXISTÊNCIA DE PLANOS A, B, C, D, etc. Se um empregado faltar, deve haver outro capacitado para substituí-lo, sem prejuízo a outras rotinas. Se houver algum problema logístico, seja com rotas ou meios de transporte, deve haver uma alternativa imediata para atendimento. E isso vale para todos os processos.

É difícil? Claro que é! Afinal, ninguém disse que é fácil sustentar uma ORGANIZAÇÃO. Mas, analisando com bastante frieza, se queremos entrar no mercado ou empreender de alguma forma, se queremos constituir uma empresa ou manter forte e sólida uma já existente, se queremos abraçar determinada tendência, região, produto, etc. e encarar todos os desafios, não pode ser diferente.

Para finalizar, pessoal, é óbvio que, eventualmente, alguma situação vai fugir do padrão, vai exigir uma mudança de planos ou a necessidade de alteração no que foi planejado. Afinal de contas, vivemos em um mercado dinâmico. Entretanto, se essas mudanças forem constantes, diárias, sinto dizer mas, como foi citado no início desse artigo, há um problema bem sério acontecendo e, nesse caso, posso afirmar que trata-se de uma DESORGANIZAÇÃO, pois falta PLANEJAMENTO!

Bom, meus caros amigos, espero que façam boa leitura e boa reflexão.

Até nosso próximo artigo sobre os PILARES DE UMA ORGANIZAÇÃO SÓLIDA.